Wie viel Steuer sollte ich als Freiberufler zurücklegen?

Am Anfang der Selbstständigkeit geht es vor allem darum, Kunden zu finden und Projekte zuverlässig umzusetzen. Das Thema Steuern rückt dabei oft erst später ins Bewusstsein.

Bei mir war es genauso. In meinem ersten Jahr als Freiberufler in der Softwareentwicklung war ich voll damit beschäftigt, gute Arbeit abzuliefern und Anschlussprojekte zu sichern. Für Steuern blieb wenig Zeit – und ehrlich gesagt auch wenig Lust.

Gleichzeitig wollte ich unbedingt vermeiden, am Ende des Jahres von einer hohen Nachzahlung überrascht zu werden. Man liest immer wieder von Selbstständigen, die genau daran scheitern. Also habe ich vorsichtshalber lieber zu viel zurückgelegt.

Diese Vorsicht hatte ihren Preis. Aus Angst, finanziell nicht gut dazustehen, habe ich Entscheidungen getroffen, die ich heute anders treffen würde. Ich habe sogar meine Wohnung gekündigt, um Kosten zu sparen. Rückblickend war das völlig unnötig. Mit etwas mehr Klarheit hätte ich viele Dinge entspannter und deutlich smarter lösen können.

Was mir damals gefehlt hat, war keine Disziplin – sondern Klarheit.
Und genau diese Frage stellen sich viele Freiberufler am Anfang:

Wie viel Steuer sollte ich als Freiberufler eigentlich zurücklegen?

Die kurze Antwort

Viele Freiberufler in Deutschland orientieren sich an einer einfachen Faustregel:
Etwa 30–40 % des Gewinns werden für die Einkommensteuer zurückgelegt – inklusive Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.

Diese Zahl ist kein Mythos und kein Zufall. Sie hat sich in der Praxis bewährt, weil sie für viele eine realistische Sicherheitsmarge darstellt – vor allem in der Anfangsphase.

Wichtig ist dabei eine klare Abgrenzung:
Diese Rücklage bezieht sich nicht auf die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist kein Einkommen, sondern Geld, das du nur treuhänderisch für das Finanzamt einnimmst und später weiterleitest.

Entscheidend ist außerdem, wovon diese Rücklage berechnet wird. Gemeint ist nicht der Umsatz, sondern der Gewinn – also das, was nach deinen beruflichen Ausgaben (Betriebsausgaben) übrig bleibt. Wer Rücklagen auf Basis des Umsatzes plant, geht implizit davon aus, keine Betriebsausgaben zu haben – und blockiert dadurch unnötig viel Geld.

Private Vorsorgeaufwendungen wie Kranken- und Pflegeversicherung oder freiwillige Altersvorsorge werden separat bezahlt und zählen nicht zu den Betriebsausgaben. Zu den Betriebsausgaben gehören dagegen zum Beispiel Arbeitsmittel, Software, Fahrtkosten oder ein Arbeitszimmer. Je höher diese Ausgaben sind, desto niedriger fällt dein Gewinn aus – und damit auch deine Einkommensteuer.

Der Grund, warum viele trotzdem eher vorsichtig kalkulieren, liegt weniger an komplizierten Steuergesetzen als daran, wie Steuern in Deutschland praktisch erhoben werden.

Einkommensteuer: Vorauszahlungen statt Einmalzahlung

Als Freiberufler zahlst du Einkommensteuer. Das Finanzamt wartet jedoch nicht bis zum Jahresende, sondern setzt sogenannte Steuervorauszahlungen fest, die in der Regel vierteljährlich fällig sind.

Gerade am Anfang basieren diese Vorauszahlungen häufig auf Schätzungen oder auf den Zahlen deiner ersten Steuererklärung. Deine tatsächliche Situation ist dem Finanzamt zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig bekannt. Deshalb sind diese Beträge oft nicht exakt – sie können zu hoch oder zu niedrig angesetzt sein.

Wichtig zu wissen: Diese Vorauszahlungen sind nicht endgültig. Wenn sich dein Einkommen im Laufe des Jahres deutlich verändert, können sie später angepasst werden. Am Anfang fehlt dafür jedoch meist noch eine verlässliche Datenbasis.

Auch wenn deine endgültige Steuer erst am Ende des Jahres feststeht, verlangt das Finanzamt bereits unterjährig Zahlungen. Genau deshalb sind Rücklagen so wichtig: Sie machen diese Zahlungen planbar und nehmen ihnen den Schrecken.

Umsatzsteuer: Geld, das nicht dir gehört

Für die meisten Freiberufler kommt zusätzlich die Umsatzsteuer hinzu, sobald sie über der Kleinunternehmergrenze liegen.

Diese Steuer ist besonders tückisch, weil sie zwar auf deinem Konto landet, aber nicht dein Geld ist. Du erhältst sie von deinen Kunden und musst sie regelmäßig – meist monatlich oder vierteljährlich – an das Finanzamt abführen. Wer diese Beträge nicht konsequent trennt, gerät schnell unter Druck, obwohl der Umsatz eigentlich gut aussieht.

So gehen viele Freiberufler in der Praxis vor

In der Praxis machen es viele so:
Sie legen von ihrem Gewinn einen festen Prozentsatz zurück – meist zwischen 30 % und 40 %, gerade am Anfang bewusst eher konservativ. Manche behalten diese Zahl einfach im Kopf, andere arbeiten mit einer Excel-Tabelle, groben monatlichen Schätzungen oder einem separaten Rücklagenkonto.

Das Ziel ist dabei nicht, von Anfang an perfekt zu rechnen.
Es geht um Planbarkeit und Ruhe im Kopf – darum zu wissen, dass das Geld für das Finanzamt da ist, egal wann der Bescheid kommt.

Wenn du dir dafür eine erste, schnelle Einschätzung holen willst, kannst du deine Situation
hier grob einschätzen.

Diese Faustregel funktioniert dafür gut. Sie gibt Orientierung.
Was sie nicht liefert, ist echte Klarheit.

Gleichzeitig bleibt bei vielen ein ungutes Gefühl zurück: Trotz Rücklagen fehlt die Sicherheit, ob die Zahlen wirklich zur eigenen Situation passen. Und genau hier entsteht der Eindruck, dass Steuern kompliziert und schwer greifbar sind – selbst dann, wenn die Grundregeln eigentlich überschaubar sind.

Warum es sich trotzdem oft kompliziert anfühlt

Obwohl die Grundlagen klar sind, fühlt sich das Thema Steuern für viele überraschend kompliziert an. Das liegt nicht daran, dass Freiberufler etwas falsch machen – sondern daran, dass mehrere Faktoren gleichzeitig zusammenkommen.

Am Anfang arbeitest du mit unsicheren Zahlen. Dein Umsatz schwankt, deine Ausgaben sind noch nicht eingespielt, deine persönliche Situation verändert sich vielleicht noch. Gleichzeitig erwartet das Finanzamt bereits Steuervorauszahlungen, obwohl dein Jahr noch gar nicht abgeschlossen ist. Diese zeitliche Verschiebung sorgt schnell für Verunsicherung.

Hinzu kommt, dass verschiedene Geldströme parallel laufen: Einnahmen, Betriebsausgaben, private Ausgaben, Einkommensteuer, Umsatzsteuer. Auf dem Konto sieht zunächst alles gleich aus – steuerlich hat jedoch jeder Betrag eine andere Bedeutung. Diese klare Trennung fehlt vielen zu Beginn.

Ein weiterer Punkt ist der Entscheidungsdruck. Du willst Kunden zufriedenstellen, Projekte abliefern, dich am Markt etablieren – und gleichzeitig keine steuerlichen Fehler machen. Entscheidungen entstehen dann nicht aus Klarheit, sondern aus Vorsicht und Angst vor Konsequenzen.

In solchen Situationen schaltet das Gehirn oft auf einen Sicherheitsmodus. Statt nüchtern zu rechnen, entscheidet man vorsorglich: lieber zu viel zurücklegen, lieber Ausgaben vermeiden, lieber nichts riskieren.

So ging es mir selbst bei meinem ersten Projekt. Es war in einer anderen Stadt, weit entfernt von meinem damaligen Wohnort. Aus Sorge vor unnötigen Kosten habe ich meine Wohnung gekündigt und bin komplett umgezogen – obwohl ich im Nachhinein erkannt habe, dass ich Unterkunft und Fahrtkosten problemlos als Betriebsausgaben hätte ansetzen können.

Rückblickend war das keine rationale Entscheidung, sondern eine Stressreaktion auf fehlende Klarheit. Der Umzug, die Ummeldungen und der zusätzliche organisatorische Aufwand haben mir mehr Energie genommen, als sie mir gespart hätten – genau in einer Phase, in der Fokus eigentlich das Wichtigste gewesen wäre.

Und genau hier liegt das eigentliche Problem: Wenn Zahlen fehlen oder sich ständig ändern, sucht man nach einfachen Lösungen, um wenigstens ein Gefühl von Kontrolle zu bekommen. Faustregeln helfen dabei – schaffen aber selten echte Sicherheit.

Dieses Spannungsfeld zwischen Vorsicht und fehlender Klarheit macht das Thema Steuern für viele so belastend.

Was also tun?

Die gute Nachricht:
Du brauchst am Anfang keine perfekte Steuerrechnung. Was du brauchst, sind Struktur, Übersicht und eine klare Priorisierung.

Der erste und wichtigste Schritt ist die konsequente Trennung deines Geldes. Nicht rechnerisch, sondern ganz praktisch. Alles, was auf deinem Konto ankommt, ist nicht automatisch verfügbar. Ein Teil davon gehört dem Finanzamt – auch wenn du ihn erst später überweist. Diese Trennung allein sorgt bei vielen schon für deutlich mehr Ruhe im Kopf.

Als Nächstes reicht eine einfache, bewährte Orientierung. Die bekannte Faustregel von 30–40 % des Gewinns für die Einkommensteuer ist kein Dogma, sondern ein Sicherheitsnetz. Sie schützt vor unangenehmen Überraschungen und gibt dir Zeit, dein Geschäft aufzubauen, ohne ständig unter finanziellem Druck zu stehen. Die Umsatzsteuer behandelst du dabei separat – idealerweise so, als wäre sie nie dein Geld gewesen.

Wichtig ist außerdem eine kleine, regelmäßige Routine. Ein kurzer monatlicher Blick auf Einnahmen, Ausgaben, Rücklagen und frei verfügbares Geld reicht oft aus. Nicht zur Kontrolle, sondern um ein Gefühl für die eigenen Zahlen zu entwickeln.

Mit der Zeit wächst dann der Wunsch nach mehr Genauigkeit. Du willst wissen, wie viel dir wirklich bleibt, ob deine Rücklagen zu hoch oder zu niedrig sind und wie sich Veränderungen konkret auswirken. An diesem Punkt stoßen Faustregeln an ihre Grenzen – und es wird sinnvoll, die eigene Situation genauer zu betrachten.

Das Entscheidende dabei:
Du musst nicht sofort alles wissen. Es reicht, mit Übersicht zu starten und Klarheit Schritt für Schritt aufzubauen – sobald bessere Zahlen da sind.

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